Jak mądrze zarządzać finansami swojej firmy? 9 sposobów

Aby firma mogła sprawnie działać i konkurować na rynku, przedsiębiorca powinien dbać o jej dobrą sytuację finansową. Zaniedbania pod tym względem mogą zahamować rozwój, a nawet doprowadzić do niewypłacalności i upadłości.

Poznaj główne czynniki, które wpływają na firmowe finanse oraz sposoby racjonalnego zarządzania nimi. Przestrzeganie opisanych w artykule zasad zwiększy szanse na to, że firma będzie stale na siebie zarabiać.

Czynniki wpływające na finanse firmy

Sytuacja finansowa firmy jest uzależniona od wpływów i kosztów prowadzenia działalności. Wpływy to środki otrzymane od klientów w zamian za sprzedane produkty lub wykonane usługi.

Koszty można podzielić na stałe i nieprzewidywalne. Do kosztów stałych zaliczają się m.in. opłaty za wynajem biura, telefon, internet, prowadzenie konta firmowego czy pensje dla pracowników. Są one cyklicznie regulowane i można je z góry zaplanować. Do stałych kosztów zalicza się również zobowiązania, które finansują firmowe inwestycje, w tym leasing, kredyt czy wynajem.

Koszty nieprzewidywalne są natomiast trudne do zaplanowania. Mogą wynikać np. z awarii sprzętu i maszyn, wzrostu opodatkowania lub niekorzystnych zmian prawnych.

Sposoby racjonalnego zarządzania finansami

Poznaj uniwersalne zasady, które pomagają zadbać o dobrą sytuację finansową firmy.

1. Bieżące prowadzenie firmowego budżetu

Warto na bieżąco kontrolować przychody i koszty – w ten sposób łatwiej dopilnować, aby firma przynosiła zyski. Nie należy dopuszczać do sytuacji, gdy koszty przez długi czas przewyższają przychody, ponieważ oznaczałoby to brak rentowności.

2. Przemyślana wycena kosztów pracy

Aby firma mogła przynosić zyski, już na etapie przygotowywania ofert handlowych warto brać pod uwagę szczegółowe koszty. Wycena powinna zatem uwzględniać zarówno potrzebne zasoby materialne, jak i czas pracy.

3. Optymalizacja kosztów

Warto optymalizować firmowe wydatki przy utrzymaniu wysokiej wydajności pracowników oraz jakości produktów czy usług. Pozwoli to osiągać możliwie jak największe zyski przy akceptowalnych kosztach. Przykładowe sposoby na ich optymalizację to m.in. negocjowanie warunków umów z dostawcami, korzystanie z outsourcingu czy automatyzacja i robotyzacja powtarzalnych, najbardziej czasochłonnych procesów w firmie.

4. Racjonalne zarządzanie zapasami

Nie dopuszczaj do sytuacji, w której towary zalegają na magazynach. Firma w takim przypadku naraża się na straty finansowe, np. z powodu zniszczenia lub przeterminowania produktów. Dlatego warto na bieżąco pozbywać się nadmiaru zapasów poprzez ich sprzedaż. Ważne jest również rozsądne planowanie zakupów.

5. Kontrola zobowiązań i należności

Sprawdzaj, czy wszystkie zobowiązania firmowe są regulowane na czas, aby uniknąć negatywnych konsekwencji finansowych. Banki i firmy leasingowe w przypadku nieterminowej spłaty rat mogą nakładać odsetki i kary umowne. Przedłużające się opóźnienia w płatnościach narażają również firmę na przestoje, np. z powodu wyłączenia przez dostawcę energii elektrycznej czy internetu.

Warto też kontrolować, czy klienci i kontrahenci opłacają faktury na czas. W razie opóźnień można wysłać do dłużników przypomnienia, a nawet zaangażować firmę windykacyjną. Aby nie utracić płynności finansowej, dobrze jest wystawiać faktury z różnymi terminami spłaty, a także wymagać od klientów zapłaty w formie zaliczki lub przedpłaty.

6. Stworzenie poduszki finansowej

Poduszka finansowa to rezerwowe środki, które firma może przeznaczyć na pokrycie nieprzewidzianych wydatków. Warto odkładać część zysków na budowanie takiego zabezpieczenia, zamiast przeznaczać pieniądze na zbędne wydatki.

7. Unikanie zamrażania kapitału

Aby firma mogła się rozwijać, jej kapitał powinien pracować i umożliwiać skalowanie biznesu. Dlatego nie warto zamrażać wielu środków na zakup kosztownych środków trwałych.

Zamiast finansowania inwestycji za gotówkę, lepszym wyborem będą zewnętrzne źródła. Można zdecydować się np. na leasing maszyn i urządzeń, samochodów czy taśm produkcyjnych. Jest to łatwo dostępny sposób finansowania również dla nowych firm. Leasingodawcy udzielają finansowania nawet bez wysokiej wpłaty własnej, a po zakończeniu umowy można skorzystać z prawa do korzystnego wykupu.

8. Odpowiedzialne planowanie inwestycji

Skalowanie biznesu nie powinno być celem samym w sobie. Każdą inwestycję warto zawczasu zaplanować, aby nie narazić się na utratę płynności finansowej czy problemy z terminową realizacją zamówień.

9. Przewidywanie przyszłych zdarzeń

Firma powinna być przygotowana na różne scenariusze, zarówno optymistyczne, jak i pesymistyczne. Warto opracować sobie plan działań na wypadek różnych zdarzeń, np. utraty kluczowych klientów lub pracowników czy pojawienie się silnej konkurencji na rynku.