Wynajem samochodów a prowadzenie działalności gospodarczej

Aby mieć możliwość odliczenia pełnego podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodów, które wykorzystywane są w celach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, nie można używać ich w celach prywatnych. Wymaga to dokonania pewnych konkretnych czynności ze strony przedsiębiorców. Co jeszcze należy wiedzieć o wynajmie samochodów dla przedsiębiorstw? Sprawdziliśmy, jak to wygląda w praktyce. Zapraszamy do lektury.

Jakie są rodzaje najmu samochodów?

Najem samochodów jest znakomitym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie mają wystarczająco pieniędzy na zakup nowych pojazdów. Jest to umowa, która upoważnia najemcę do korzystania z samochodu w zamian za opłatę określonego czynszu wynajmującemu. Wyróżnia się trzy rodzaje najmu: krótkoterminowy, średnioterminowy oraz długoterminowy. Pierwszy z nich wykorzystywany jest przez przedsiębiorców do zaspokojenia pojedynczych potrzeb transportowym. Są one związane np. z niedyspozycją własnej floty. Najem średnioterminowy oznacza wykorzystywanie wynajmowanego samochodu na dłuższy okres – pół roku lub roku – i jest doskonałą alternatywą między kosztownym najmem krótkoterminowych a długoterminowym którego okres trwania wynosi minimum dwa lata. Jest on potrzebny zwłaszcza w sytuacjach, w których przedsiębiorstwo nie dysponuje własną flotą. Wynajem długoterminowy przypomina leasing samochodowy, jednakże firma nie ponosi w takim przypadku kosztów wpłaty wstępnej, a samo zobowiązanie jest rozłożone na względnie krótki okres.

Co należy wiedzieć o podatku VAT i podatku dochodowym?

Podatnicy muszą zgłosić samochód do urzędu skarbowego na druku VAT-26, a także prowadzić kilometrówkę (ewidencję przebiegu pojazdu), aby uzyskać prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z wykorzystywaniem pojazdów osobowych lub pojazdów, nie zaliczających się do ciężarowych, od których przysługuje pełne odliczenie VAT bez dodatkowych obowiązków. Dzięki temu przedsiębiorca nie będzie mógł korzystać z samochodów w celach prywatnych. Utworzono jednak pewne wyjątkowe sytuacje, w których nie będzie on musiał tych obowiązków przestrzegać, np. gdy pojazd jest przeznaczony na wynajem, która to czynność jest przedmiotem działalności przedsiębiorcy.

Pozwoli to na całkowite wyeliminowanie możliwości korzystania z tego samochodu w celach prywatnych przedsiębiorcy. Podatnika kosztuje to wiele czasu i pracy, dlatego utworzono wyjątkowe sytuacje, w których będzie zwolniony z tych obowiązków. Kilometrówki nie stosuje się w przypadku samochodów, które przeznaczone są wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży lub oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu bądź innej o podobnym charakterze.

Warto wiedzieć, że wydatki z tytułu najmu stanowią koszty uzyskania przychodu i zaliczane są one z reguły do kosztów pośrednich. Samochód uzyskany z najmu nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych, nie podlega amortyzacji i stanowi własność osoby trzeciej. Kosztem podatkowym są natomiast należności z tytułu umowy. Jeżeli chodzi o samochody osobowe, nie można odliczyć opłat z umowy najmu powyżej wartości 150 000 zł. W przypadku zawarcia umowy najmu na okres krótszy niż pół roku, wartość samochodu będzie ustalana jako wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia, ale nadal można wliczać w koszty działalności wszystkie wydatki bieżące poniesione na eksploatację leasingowanych aut, do których należą m.in. koszty zakupu paliwa czy oleju napędowego, usługi naprawy pojazdu oraz jego mycie oraz koszty części zamiennych, zużytych w związku z eksploatacją. Trzeba jednak pamiętać, że do kosztów podatkowych nie można wliczyć więcej niż 75% kosztów z tytułu używania samochodu osobowego.

„Warto wspomnieć jeszcze o podatku od środków transportu, który występuje w sytuacji, gdy wynajmujący jest obcokrajowcem i forma wydania samochodu powoduje wymóg rejestracji na terenie kraju. Ma on zastosowanie jedynie do samochodów ciężarowych o masie powyżej 3,5 t oraz kojarzonych z nimi przyczep lub naczep” – wyjaśnia właściciel firmy ABACUS – ogólnopolskiej wypożyczalni samochodów.